资料组
说明你手上有什么，以及这些材料的可靠程度。
- 与当前任务直接相关的现有文档与记录
- 涉及的组织结构、职责分工与决策链路
- 已有的制度、规范或流程文件
- 可投入的人员与各自可支配的时间段
- 已在使用的工具、系统与数据存放位置
- 过往同类事项的处理记录与遗留问题
需求校准：合作前先把资料和范围说明白
档案编号 · PREP-04
需求校准不是填写一张表就结束的步骤，而是一次把任务、范围、优先级和确认方式对齐的过程。这一页给出一组可以自己完成的问题与清单，帮助你在进入协作路线之前先看清楚：这件事要解决什么、由谁拍板、哪些内容属于本次范围、哪些需要留到下一轮。
页面不提供在线提交表单。所有内容都是阅读与自查材料，按顺序读完即可判断是否需要继续核对服务边界。
01 / 起点
需求校准五问
先用自己的话把五个问题各写一段，不必追求措辞漂亮。写不出来的那一条，往往就是合作中最容易反复的地方。
-
问 01
这件事要解决的具体问题是什么
描述当前的状态和希望达到的状态，尽量用可观察的现象，而不是“提升效率”“优化体验”这类结论词。写清楚问题出现的位置、频率和影响范围，后续判断方向才有依据。
填写提示：用两三句话说明现在卡在哪里，谁最先感受到这个问题。
-
问 02
谁来决定范围与优先级
列出最终拍板的人、日常对接的人和会被影响到的相关方。三方角色不同，确认方式也不同。若拍板人尚未确定，先不要推进范围讨论，否则后续修改会反复消耗双方时间。
填写提示：写清每个角色的职责，而不只是姓名。
-
问 03
本次范围包含什么、不包含什么
范围说明要双向写。只写“要做什么”容易在后期被不断追加，补上“本次不做什么”才能形成可核对的边界。范围之外的内容可以记录为下一轮候选，但不在本次确认中推进。
填写提示：逐条列出包含项与排除项，各不少于三条。
-
问 04
已有的资料和条件有哪些
把现有文档、历史记录、相关制度、可用人员和已有工具列出来。资料齐全程度直接决定沟通轮次。缺失的部分不必现场补齐，先标注为缺口，作为范围确认时的待办事项。
填写提示：区分“已有可直接使用”“已有需整理”“暂缺”三种状态。
-
问 05
怎样算这一轮完成
把完成标准写成可以逐条核对的句子，例如“范围说明经拍板人确认并留档”“资料缺口清单已列出并分配责任人”。避免使用“效果满意”“达到预期”这类无法核对的说法。
填写提示：每条完成标准都应能被第三方独立判断是否达成。
02 / 准备
资料准备清单
三组清单分别对应资料、范围和优先级。建议按顺序整理，前一组没有理清时，后一组往往写不准确。
范围组
说明这次推进到哪里为止，边界写清楚比写全面更重要。
- 本次要覆盖的业务环节与涉及对象
- 明确排除在本次之外的内容
- 与相邻事项的衔接方式与责任划分
- 需要外部配合的部分及其依赖条件
- 范围变更时的提出方式与确认人
- 范围确认结果记录在哪个文档里
优先级组
说明当资源有限时先做什么，以及为什么这样排序。
- 本次必须完成的核心事项
- 可以延后但不影响主线的事项
- 排序依据：影响范围、依赖关系或时间约束
- 各项之间的先后依赖与并行可能
- 资源不足时优先保留的部分
- 优先级调整的触发条件与决定人
03 / 确认
范围确认表
把下面四类事项逐条填好，就形成了一份可以留档的范围说明。确认方式一栏写的是“怎么确认”，不是“谁来确认”。
| 事项 | 需说明内容 | 确认方式 |
|---|---|---|
| 任务目标 | 要解决的具体问题、当前状态与期望状态 | 由拍板人书面确认目标描述 |
| 范围边界 | 包含项、排除项与相邻事项的衔接方式 | 双方逐条核对并记录排除项 |
| 资料缺口 | 暂缺资料清单、责任人与补齐状态 | 按缺口清单逐项标记状态 |
| 完成标准 | 可逐条核对的完成条件与确认记录位置 | 阶段结束前对照清单核对一次 |
04 / 判断
适合发起协作沟通的信号
下面三条同时成立时，说明资料已经足以支撑一次有内容的沟通；只有一两条成立，通常还需要再整理一轮。
信号 01
问题与对象都已明确
能说清要解决什么问题、影响哪些人、由谁决定范围。此时沟通会围绕方法与边界展开，而不是从头确认背景。
信号 02
范围已写出包含与排除
包含项和排除项都已列出，相邻事项的衔接方式有初步说法。范围写得越具体，后续变更越少。
信号 03
资料缺口已有责任人
缺失的资料被明确列出，并已分配整理责任人与计划补上的时间。缺口清楚，比资料齐全更重要。